New associate at CGO Legal Counseling

We would like to welcome Mr Mateusz Bąkowski – associate, who joined our legal team as of May 2012. At CGO Legal Counseling he is responsible for Spanish desk.

He is a specialist in civil and economic law in the field of day-to-day corporate and commercial legal services. He speaks English and Spanish.

How to establish a Polish LLC

1. The first step of a multistage registration process of a Limited Liability Company is to prepare a draft document of Articles of Association. Under the Polish Commercial Code the compulsory elements of articles of association are: (a) business name and seat of the company, (b) objects of the company, (c) the amount of the share capital (at least PLN 5000), (d) the number and nominal value of the shares subscribed for by individual shareholders as well as information whether or not the shareholder may have more than one share, (e) the term of the company, if it is defined, (f) if an in-kind contribution is to be made as contribution to the company for the purpose of financing the share in whole or in part, the Articles of Association shall specify in detail that in-kind contribution and the shareholder who makes such an in-kind contribution, as well as the number and nominal value of the shares acquired for such contribution. We recommend, however, that the following clauses are also stipulated in the Articles of Association: (g) possibility of rising the share capital without amending the articles of association, (h) obligation to make additional contributions by the shareholders, (i) redemption of shares, (j) the advance on the expected dividends (application of g-j depends on stipulating the abovementioned provisions in the articles of association), (k) representation and (l) appointment of the Management Board. If a shareholder is to be granted special benefits or if the shareholders are to have obligations towards the company other than the obligation to make contributions towards the shares, these should be specified in detail in the articles of association, or else they shall be ineffective vis-a-vis the company. The supervisory board or the audit committee shall be created in companies whose share capital exceeds PLN 500,000 and where there are more than twenty-five shareholders – otherwise it is not obligatory. It should be stressed out that a Limited Liability Company may not be formed solely by another single-shareholder Limited Liability Company. We kindly offer our assistance in preparing a draft document of articles of association complying with the your conditions and requirements.

2. The Articles of Association shall be made in the form of a notarial deed. There are two possible ways of conducting this legal activity: (a) persons authorized to represent your company (or you) personally appear in notary public office in Poland (b) or they appoint a proxy in Poland (e.g. Polish attorney) authorizing him to form a Limited Liability Company in your capacity. The abovementioned Power-of-Attorney shall be made in the form of a notarial deed and may cover a final text of the Articles of Association. It should be afterwards translated into Polish by the sworn translator. Please be advised that regardless of selected procedure (a or b), a certified translation of an extract from the commercial register (if you represent a company) is always required. Furthermore, in order to register a Limited Liability Company in Poland, sample signatures of members of the Management Board and holders of the commercial power of attorney (if appointed) have to be obtained. Persons designated to become members of Management Board may set down a signature before your notary (instead of Polish), however, it has to be afterwards translated into Polish by the sworn translator. To all of the abovementioned documents apostilles should be affixed by the competent authorities. If your country is not part of the Hague Conference on Private International Law, documents will need to be legalised (more complicated procedure). Remember that a notarial deed drafted in your country has to meet Polish standards set up for all notarial deeds – e.g. pages need to be stamped by the notary public and should also be bound with each other.

3. Upon conclusion of the Articles of Association, a Limited Liability Company in organisation is formed. It may acquire rights in their own name, including the right of ownership of real estate and other rights in rem, incur obligations, sue and be sued. The company in organisation shall be represented by the Management Board or by an attorney in fact appointed by a unanimous resolution of the shareholders. In a single-shareholder company in organisation, the single shareholder shall not have the right to represent the company. This shall not apply to the filing for registration of the company with the registry court. If the formation of the company is not reported to the registry court within six months of the date of conclusion of the Articles of Association, the Articles of Association will be dissolved.

4. The following documents have to be gathered in order to file a registration motion to the National Court Register: (a) Articles of Association in duplicate; (b) the representation of all members of the Management Board that the contributions towards the share capital have been made by all shareholders in full; (c) a list of all shareholders signed by all members of the Management Board, including the surname and first name or the business name and the number and the nominal value of the shares of each shareholder; (d) sample signatures of members of the Management Board certified by a public notary (if certification was done before the e.g. German notary it should be translated into Polish by a sworn translator); (e) the surnames, first names and addresses of the members of the Management Board, (f) the filing of a single-shareholder Limited Liability Company with the registry court shall also include the business name, and the seat and the address of the single shareholder; (g) a document certifying company’s legal title to the property or office where it has it’s seat; (h) a motion to enter the company to the REGON system – RG-1 and RG-RD form; (i) an application to the tax office – NIP-2 form; (j) an application to the Polish Social Insurance Institution if the company plans  engages employees – ZUS ZPA form, if it does not – declaration that the employees are not be employed; (k) confirmation of payment of the court expenses (total of PLN 1500); (l) statement of clean criminal record concerning members of the Management Board. A motion for registration by the National Court Register should be submitted on the application form. It has to be signed by all members of the Management Board.

5. Upon registration in the register, the Limited Liability Company in organisation shall become a Limited Liability Company and shall acquire legal personality. Upon that moment, it shall become a party to the rights and obligations of the company in organisation.

It shall also be necessary to submit an additional application to the tax office concerning Value Added Tax – VAT-R form. Statutory provisions determine that the registration application should be filled with the Head of the tax office before the date of the performance of a first activity subject to VAT (Article 96 sec. 1 of Polish law on VAT).

6. Estimated time of establishing the Limited Liability Company (since concluding the articles of association until the entry to the register) is 2 – 4 weeks.

7. Due to the practical problems in conducting business activity in form of a Limited Liability Company in organisation, we suggest filing a motion for entry to the National Court Register as soon as possible. Prior to filing for registration, however, we  suggest setting up a bank account in order to make contributions on share capital (amounts exceeding EURO 15,000 have to be transferred via bank account).

That’s basically everything!

Attivita’ commerciale in Polonia

Nel presente articolo cercheremo di presentare le diverse forme di attività economiche svolte sul territorio della Repubblica Polacca nonché i principali aspetti riguardanti la responsabilità e le regole per la tassazione delle società e dei soci. Nella legge polacca esistono i seguenti tipi di società:

1)      Società civile (Spółka cywilna)

2)      Società in nome collettivo (Spółka jawna)

3)      Società in accomandita semplice (Spółka komandytowa)

4)      Società in accomandita per azioni (Spółka komandytowo-akcyjna)

5)      Società a responsabilità limitata (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)

6)      Società per azioni (Spółka akcyjna)

Di seguito riporteremo le caratteristiche di tutte le forme di attività economiche sopraindicate concentrandoci in particolare sulla questione di ottimizzazione fiscale e responsabilità dei soci per le attività sociali.

1) Società civile

Patrimonio e responsabilità

Alla luce delle disposizioni della legge civile polacca la società civile non è un soggetto separato ma è solamente una forma di contratto stipulato fra almeno due persone esercenti un’attività economica. Il patrimonio della società è il patrimonio dei soci e costituisce una comunione patrimoniale (il socio non può né alienare né gravare la propria partecipazione per tutta la durata della società). I soci della società civile rispondono per le obbligazioni sociali in maniera solidale e illimitata.

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

La costituzione della società civile, così come la registrazione dell’impresa individuale non comporta alcun aggiuntivo costo amministrativo. La contabilità della società è tenuta sotto forma di libro delle entrate e uscite ai fini d’imposta il che semplifica notevolmente la regolazione dei conti con l’Ufficio delle Entrate (Urząd Skarbowy) e rende più bassi i costi di un’eventuale assistenza contabile. Si ricordi però che nel caso in cui le entrate della società per l’anno fiscale precedente ammontino almeno a 1 200 000 €, allora in base all’art. 24a com. 4 della legge sull’imposta sul reddito delle persone fisiche in combinato disposto con l’art. 2 com. 1 p. 2 della legge sulla contabilità la stessa sarà soggetta all’obbligo di tenere i libri contabili (cioè la cosiddetta “piena contabilità”).

Imposta sul reddito e previdenza sociale

Ai fini dell’imposta sul reddito gli imprenditori che svolgono la loro attività economica in forma di società civile vengono considerati come due o più persone esercenti un’attività economica registrata il che comporta per loro una possibilità di scelta fra la tassazione progressiva oppure la tassazione lineare cioè con applicazione dell’aliquota fissa del 19% a prescindere dall’ammontare dell’utile conseguito. Le persone esercenti un’attività economica in forma di società civile sono soggette all’obbligo del versamento dei contributi di previdenza sociale e di assicurazione sanitaria.

2) Società in nome collettivo

Patrimonio e responsabilità

La società in nome collettivo a differenza della società civile è un soggetto giuridico separato ed ha la propria autonomia patrimoniale. La responsabilità dei soci per le obbligazioni della società è la cosiddetta responsabilità sussidiaria – i creditori sociali, quindi, possono pretendere il pagamento dai soci solo quando la società non è in grado di soddisfare i suoi debiti.

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

La società in nome collettivo è soggetta all’obbligo dell’iscrizione presso il registro degli imprenditori il che, nel caso in cui la contabilità della società venga tenuta in forma di libri contabili, comporta un aumento dei costi della costituzione nonché dei costi dello svolgimento dell’attività. I costi attuali della registrazione della società presso il Registro Nazionale Giudiziario (KRS) sono seguenti:

  • Le spese giudiziarie di registro (di iscrizione e di pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico (Monitor Sądowy i Gospodarczy)
  • Le spese di presentazione del rendiconto economico e finanziario annuale (iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico, solo nel caso in cui la società in nome collettivo tenga la contabilità sotto forma di libri contabili)

La contabilità della società è tenuta sotto forma di libro delle entrate e uscite ai fini d’imposta il che semplifica notevolmente la regolazione dei conti con l’Ufficio delle Entrate (Urząd Skarbowy) e rende più bassi i costi di un’eventuale assistenza contabile. Si ricordi però che nel caso in cui le entrate della società per l’anno fiscale precedente ammontino almeno a 1 200 000 €, allora in base all’art. 24a com. 4 della legge sull’imposta sul reddito delle persone fisiche in combinato disposto con l’art. 2 com. 1 p. 2 della legge sulla contabilità la stessa sarà soggetta all’obbligo di tenere i libri contabili (cioè la cosiddetta „piena contabilità”).

Imposta sul reddito

Nella società in nome collettivo è sottoposto ad obbligo tributario ciascun socio separatamente e non la società in quanto tale. I soci della società in nome collettivo hanno la possibilità di scegliere fra la tassazione progressiva oppure la tassazione lineare con applicazione dell’aliquota del 19%. I soci della società in nome collettivo sono soggetti all’obbligo del versamento dei contributi di previdenza sociale e di assicurazione sanitaria.

3) Società in accomandita semplice

Patrimonio e responsabilità

Tale tipo di società può essere creata da almeno un socio (accomandatario) che risponde con tutto il suo patrimonio per le obbligazioni della società e da almeno un socio (accomandante) che per le obbligazioni della società risponde limitatamente a una somma stabilita il cui ammontare viene indicato nel contratto della società (la cosiddetta “somma in accomandita”). La società in accomandita è un soggetto giuridico separato, distinto dai soci. La società è rappresentata dal socio che risponde illimitatamente per gli obblighi della società (l’accomandatario).

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

Il contratto della società dovrebbe essere stipulato con atto notarile il che comporta un aumento dei costi dell’avvio dell’attività di circa 600 PLN (con il presupposto che la somma dei conferimenti nella società non sia superiore a 5 000 PLN). Così come la società in nome collettivo, la società in accomandita semplice è soggetta all’obbligo dell’iscrizione al registro degli imprenditori. Inoltre è soggetta all’obbligo di tenere la contabilità sotto forma di libri contabili (la cosiddetta “piena contabilità”) che comporta un aumento dei costi d’esercizio dell’attività.

I costi di costituzione della società in accomandita semplice sono:

  • Il costo della redazione del contratto societario con atto notarile
  • Le spese giudiziarie di registro (di iscrizione e di pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)

I costi aggiuntivi connessi all’esercizio dell’attività in forma di società in accomandita semplice sono:

  • le spese di presentazione del rendiconto economico e finanziario annuale (iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico, solo nel caso in cui la società in accomandita semplice tenga la contabilità sotto forma di libri contabili)
  • le spese di tenuta della piena contabilità

Imposta sul reddito

Nella società in accomandita semplice è sottoposto ad obbligo tributario ciascun socio separatamente e non la società in quanto tale. I soci della società in accomandita semplice hanno la possibilità di scegliere fra la tassazione progressiva oppure la tassazione lineare con applicazione dell’aliquota del 19%. I soci della società in accomandita semplice sono soggetti all’obbligo del versamento dei contributi di previdenza sociale e di assicurazione sanitaria.

4) Società in accomandita per azioni

Patrimonio e responsabilità

Tale tipo di società può essere creata da almeno un socio (accomandatario) che risponde con tutto il suo patrimonio per le obbligazioni della società e da almeno un socio azionista (che non risponde per le obbligazioni della società). La società in accomandita per azioni è un soggetto giuridico separato, distinto dai soci. La società è rappresentata dal socio che risponde illimitatamente con il proprio patrimonio per gli obblighi della società (l’accomandatario).

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

Il contratto della società in accomandita per azioni dovrebbe essere stipulato con atto notarile il che comporta un aumento dei costi dell’avvio dell’attività. Così come la società in nome collettivo e la società in accomandita semplice, la società in accomandita per azioni è soggetta all’obbligo dell’iscrizione al registro degli imprenditori. Inoltre è soggetta all’obbligo di tenere la contabilità sotto forma di libri contabili (la cosiddetta “piena contabilità”) che comporta un aumento dei costi d’esercizio dell’attività. Si ricordi anche l’obbligo del versamento del capitale sociale il cui limite minimo è attualmente stabilito in 50 000 PLN.

I costi di costituzione della società in accomandita per azioni sono allora:

  • Il costo della redazione del contratto societario con atto notarile
  • Le spese giudiziarie di registro (di iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)
  • Il capitale sociale – minimo 50 000 PLN

I costi aggiuntivi connessi all’esercizio dell’attività in forma di società in accomandita per azioni invece sono:

  • Le spese di presentazione del rendiconto economico e finanziario annuale (iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico, solo nel caso in cui la società in in accomandita per azioni tenga la contabilità sotto forma di libri contabili)
  • Il costo di tenuta della piena contabilità

Imposta sul reddito

Nella società in accomandita per azioni è sottoposto ad obbligo tributario ciascun socio separatamente e non la società in quanto tale. La società in accomandita per azioni non è soggetta all’imposta sul reddito delle persone giuridiche (CIT). I soci della società in accomandita per azioni (sia l’accomandatario che l’azionista) hanno la possibilità di scegliere fra la tassazione progressiva oppure la tassazione lineare con applicazione dell’aliquota del 19%. I soci della società in accomandita per azioni non sono soggetti all’obbligo del versamento dei contributi di previdenza sociale e di assicurazione sanitaria.

ATTENZIONE!

Conformemente alla posizione del Supremo Tribunale Amministrativo espressa con la delibera del collegio giudicante composto da 7 giudici del 16 gennaio 2012 (n. fascicolo II FPS 1/11) il ricavo del socio azionista della società in accomandita per azioni è soggetto alla tassazione solo nel caso in cui il detto azionista abbia ricevuto il dividendo in seguito alla delibera dell’assemblea generale relativa alla ripartizione. In conseguenza gli azionisti non sono soggetti all’obbligo del versamento mensile dell’acconto sull’imposta sul reddito. Nel caso in cui l’assemblea generale decida, alla fine dell’esercizio, di destinare l’eccedenza dei ricavi generati dalla società all’attività corrente della società e non di erogare il dividendo agli azionisti, tale eccedenza non verrà sottoposta all’imposta sui redditi. Questa regola non viene applicata ai soci accomandatari i quali sono obbligati al versamento mensile dell’acconto sull’imposta sul reddito secondo le quote di partecipazione negli utili a loro spettanti.

5) Società a responsabilità limitata

Patrimonio e responsabilità

La società a responsabilità limitata è una persona giuridica i cui soci non rispondono per le obbligazioni sociali. E’ rappresentata da un consiglio d’amministrazione i cui membri a certe condizioni possono essere soggetti alla responsabilità per le obbligazioni della società.

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

La costituzione e lo svolgimento dell’attività della società a responsabilità limitata comporta i costi più o meno simili a quelli della società in accomandita. Bisogna ricordarsi però dell’obbligo del versamento del capitale sociale il cui limite minimo è attualmente stabilito in 5 000 PLN.

I costi di costituzione della società a responsabilità limitata sono:

  • Il costo della redazione del contratto societario con atto notarile
  • Le spese giudiziarie di registro (di iscrizione e di pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)
  • Il capitale sociale – minimo 5 000 PLN

I costi aggiuntivi connessi all’esercizio dell’attività in forma di società a responsabilità limitata invece sono:

  • Le spese di presentazione del rendiconto economico e finanziario annuale (iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)
  • Il costo di tenuta della piena contabilità

Imposta sul reddito

La società a responsabilità limitata è soggetta all’imposta sul reddito delle persone giuridiche la cui aliquota è del 19%. La forma princiapale di assegnazione dell’utile ai soci conseguito dalla società è l’erogazione del dividendo. Purtroppo questo comporta la doppia imposizione dell’utile – la prima con l’imposta del 19% sul reddito delle persone giuridiche e poi con l’imposta del 19% sul dividendo, in totale l’imposizione rimane sul livello del 35%. Esistono però altre forme di gratificazioni finanziarie per i soci membri del consiglio d’amministrazione o per quelli che sono assunti dalla società e prestano il lavoro per conto della stessa.

6) Società per azioni

Patrimonio e responsabilità

La società per azioni è una persona giuridica i cui soci non rispondono per le obbligazioni sociali. E’ rappresentata da un consiglio d’amministrazione i cui membri a certe condizioni possono essere soggetti alla responsabilità per le obbligazioni della società.

Costi di costituzione e di svolgimento dell’attività

I costi della costituzione e dell’esercizio dell’attività in forma di società per azioni sono i più alti di tutte le forme di attività sopradescritte soprattutto perché la società per azioni è soggetta all’obbligo di nominare un collegio sindacale che si compone di almeno 3 membri. Si ricordi inoltre l’obbligo del versamento del capitale sociale il cui limite minimo è attualmente stabilito in 100 000 PLN.

I costi di costituzione della società per azioni:

  • Il costo della redazione del contratto societario con atto notarile (per il capitale sociale di 100 000 PLN)
  • Le spese giudiziarie di registro (di iscrizione e di pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)
  • Il capitale sociale – minimo 100 000 PLN

Invece i costi aggiuntivi connessi all’esercizio dell’attività in forma di società per azioni sono:

  • Le spese di presentazione del rendiconto economico e finanziario annuale (iscrizione e pubblicazione sul Bollettino Giudiziario ed Economico)
  • Il costo di tenuta della piena contabilità

Imposta sul reddito

La società a responsabilità limitata è soggetta all’imposta sul reddito delle persone giuridiche la cui aliquota è del 19%. La forma princiapale di assegnazione dell’utile ai soci conseguito dalla società è l’erogazione del dividendo. Purtroppo questo comporta la doppia imposizione dell’utile – la prima con l’imposta del 19% sul reddito delle persone giuridiche e poi con l’imposta del 19% sul dividendo, in totale l’imposizione rimane sul livello del 35%. Esistono però altre forme di gratificazioni finanziarie per i soci membri del consiglio d’amministrazione oppure per quelli che sono assunti dalla società e prestano il lavoro per conto della stessa.

Tutti gli importi riportati nel presente articolo sono da considerarsi approssimativi e in alcun caso non costituiscono offerta